Новые правила деловой переписки

Деловая переписка - это неотъемлемая часть современного процесса ведения бизнеса. Чтобы она принесла положительные результаты, а не раздражение, агрессию и гнев, авторы книги “Новые правила деловой переписки” предлагают учесть некоторые моменты. Ведь для делового письма не существует готового шаблона, куда достаточно вставить имя и электронный адрес получателя. Такие письма звучат сухо и фальшиво. Эффективное деловое письмо всегда индивидуально, адресовано конкретному человеку, и для его написания нужно знать некоторые тонкости. 

«Язык делового общения — уже давно не слог политбюро и не словарь деловой переписки с затертыми штампами. Это тот язык, на котором вам удобно работать». М.Ильяхов, Л. Сарычева 

Первое и самое главное, о чем стоит помнить - уважение и забота к вашему собеседнику. Здесь речь идет, в первую очередь, про ваши действия, а не про слова. 

Уважение начинается с аккуратности письма. Глупые опечатки, нерасставленные знаки препинания, игнорирование заглавных букв и орфографические ошибки - все это воспринимается как неуважение. Также недопустимо делать ошибки в имени получателя письма. Обращайтесь к человеку именно так, как он представился: Маргарэт - значит Маргарэт, а не Рита. Потратьте время на проверку письма перед его отправкой. Не сделав этого, вы выиграете пару секунд драгоценного времени, но в итоге можете потерять намного больше. 

Еще одна форма неуважения – панибратство. Не переходите на “ты” без взаимного согласия, это раздражает. Вообще переходить на “ты” лучше не в деловом письме, а при личной встрече, когда вы видите человека и понимаете ситуацию. Не используйте уменьшительно-ласкательные имена, чтобы подсластить неприятную новость или критику. Скорее всего, это будет причиной раздражения вашего собеседника.

Заботиться о получателе – значит уважать его время и внимание. То есть, ваша задача - сделать так, чтобы письмо читалось легко и быстро. Как это сделать? Для начала четко и лаконично сформулировать тему письма. Она должна быть такой, чтобы, взглянув на нее, читатель сразу понял, о чем это письмо и что от него требуется. 

Также важный момент - письмо должно быть сконцентрировано на одной проблеме. Переключаться между задачами – дело утомительное. Просмотрев сумбурное письмо, перегруженное разнообразной информацией, получатель отложит его на будущее для более подробного анализа, после чего может просто о нем забыть.

Если же вам все-таки нужно включить в письмо сразу несколько вопросов, четко его структурируйте. Каждой теме должен соответствовать отдельный абзац, а для большей наглядности абзацы можно пронумеровать или сопроводить заголовками.

Стоит помнить и о приложениях. Если вы прикрепляете к письму файлы, кратко изложите его содержание в тексте письма. Иногда имеет смысл сделать за получателя часть его работы: если он должен решить какой-то вопрос, например о встрече, можно предложить ему варианты ответа. Адресат воспримет это как проявление вашей заботы, и ему будет приятно с вами работать.

Это лишь часть правил, которые следует знать для составления грамотного делового письма. Эта книга будет полезна каждому, кто ведет какую-либо рабочую переписку.  В ней также подробно разобрано, что и как не следует писать, как структурировать письмо, как отвечать на жалобы и много других ситуаций, которые сопровождаются яркими примерами. 

Надеемся, что данная статья была вам полезна и поможет доказывать вашу компетентность перед коллегами, клиентами и бизнес партнёрами.